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Tecnologia e ferramentas essenciais para a gestão de viagens

Organizar uma viagem pode ser uma das tarefas mais complicadas para qualquer pessoa. Mesmo que após o passeio as lembranças sejam inesquecíveis, é comum ter aquela sensação de que planejar a visita a um certo destino poderia ser mais simples. Se esse sentimento é presente nas viagens de férias, no meio corporativo todo o processo é ainda mais difícil.

Para grandes empresas, os custos com viagens estão entre os mais significativos. Nesse sentido, é fundamental para elas utilizarem ferramentas para gestão de viagens. Apenas dessa maneira, será possível planejar os deslocamentos dos funcionários e, ao mesmo tempo, economizar recursos.

Por outro lado, a otimização dessas viagens pode gerar lucro. Segundo um estudo de Oxford, a cada dólar investido em uma viagem de negócios, a empresa consegue adicionar $12.50 ao faturamento dela. Nessa conjuntura, mesmo que viajar seja trabalhoso e, na maioria das vezes, caro, ainda é um excelente investimento.

A importância das viagens para os negócios.

Para entender a importância das ferramentas para a gestão de viagens, é preciso antes compreender porque investir nelas é tão relevante. Por mais que hoje já existam plataformas gratuitas para uma conversa por vídeo, como o Zoom, Google Meet e Skype, nada supera um encontro presencial com o cliente.

Como toda a operação tem um alto custo, utilizar as ferramentas para otimizar as viagens têm impacto direto na produtividade de vendas. Afinal, dessa forma é possível economizar recursos, e ainda alcançar melhores resultados para a empresa. Portanto, é necessário compreender as viagens de negócios como um investimento, e não como um gasto.

É possível até mesmo afirmar que viajar para encontrar um cliente seja um dos principais canais de vendas que um negócio pode utilizar.

Ferramentas para a gestão de viagens

A multiplicação de ferramentas para gestão de viagens, seja para o público em geral, seja para o ambiente corporativo, deve-se ao fato de que organizar esse tipo de evento é sempre complicado, independentemente da distância.

Felizmente, já estão à disposição das empresas diversas plataformas para auxiliá-las nesse empreendimento. Uma delas é o AirBnb for Work. Muitos ainda o desconhecem, mas ele tem uma missão parecida como a do WhatsApp para negócios, o WhatsApp Business. Tanto um aplicativo como o outro tem funções parecidas com a versão original. Entretanto, o público-alvo são as empresas.

No AirBnb for Work, em vez do perfil pessoal, o funcionário realiza o agendamento da hospedagem por meio do perfil da empresa onde trabalha. Outro diferencial importante são os imóveis disponíveis para a locação. Além de quartos, casas e apartamentos, os profissionais podem achar outros ambientes, como escritórios e pequenos auditórios.

Para as empresas, centralizar essas informações em um único sistema, como se fosse uma plataforma de CRM, tem vários benefícios. Um deles é ter à disposição um painel para visualizações, em que é possível verificar onde os empregados estão hospedados, e o custo de cada viagem deles.

Para as empresas que ainda preferem a comodidade de contar com uma agência de viagens, a tecnologia também veio para ajudar. Uma das ferramentas de gestão mais populares do ramo é a FlighFox. Por meio da plataforma, é possível se conectar a centenas de especialistas no assunto, pronto para auxiliar os clientes.

O serviço ainda tem uma promoção exclusiva. Caso a empresa ou um passageiro encontre uma cotação mais barata do que a da FlightFox, nada é cobrado pelo serviço. Em contrapartida, se o preço da viagem estiver mais barato, o cliente tem a obrigação de marcar a viagem. Mesmo assim, essa pode ser uma boa opção, caso a pessoa tenha realmente a necessidade de se deslocar para outro lugar.

Benefícios das ferramentas para a gestão de viagens

Os exemplos citados acima são apenas algumas, entre as várias opções de ferramentas para a gestão de viagens. Para as empresas, o ideal é encontrar uma plataforma que melhor se adapte a rotina da companhia.

A meta principal é fazer com que os funcionários não percam muito tempo na confirmação e no planejamento dessas viagens. Por isso, talvez o principal benefício de uma ferramenta de gestão de viagens seja a concentração de todas as informações em uma única fonte.

Para a gestão financeira, há também mais uma facilidade. Cada empregado, após uma viagem, necessita apontar os gastos para a empresa. Caso todo o processo seja realizado em diferentes sistemas, e com várias prestadoras de serviço, é sempre trabalhoso coletar e organizar essa documentação.

Contudo, ao usar uma ferramenta para gestão de viagens, o setor financeiro poder buscar com muito mais facilidade todos esses recibos. Dessa forma, além de evitar a perda desses documentos, a empresa consegue saber com exatidão onde cada funcionário investiu os recursos dela.